Integration von Webseite und CRM System: ein Praxisbeispiel

4 Minuten Lesezeit

Viele CentralStationCRM Kunden nutzen unser Kontaktformular, um Interessenten auf der Webseite eine Kontaktmöglichkeit zu geben und die Daten dann direkt in das CRM zu schreiben. Heute möchten wir allerdings eine noch tiefere Integration von CRM und Webseite vorstellen.

Unser Kunde Kiebitzberg® hat zunächst auch unser Webformular genutzt, um die Interessenten der eigenen Webseite ohne manuellen Aufwand in das eigene CRM System zu überführen. Das nahm dem Team schon einmal viel Arbeit durch das hin- und her kopieren von Namen und Adressen aus E-Mails in die Software. Da bei Kiebitzberg® jedoch unterschiedliche Kollegen für die Betreuung der einzelnen Produktlinien verantwortlich sind musste sich das Team dann innerhalb des CRMs abstimmen, wer den Interessenten denn nun bearbeitet.

Um nicht alle Kollegen zu benachrichtigen landeten neue Interessenten dann zunächst bei einem Kollegen, der dann die Verteilung übernahm. Aber was, wenn der Kollege krank oder im Urlaub ist? Dann musste jemand anderes einspringen und die Koordination übernehmen. Außerdem wollte das Kiebitzberg® Team eine tiefere Integration und noch mehr Automatisierung, als nur das Anlegen des Kontaktes.

Was genau mit den Daten passiert, die Interessenten auf der Webseite angeben, das wollen wir hier vorstellen und damit vielleicht dem einen oder anderen Anregungen zur Arbeitserleichterung zu geben.

Automatisierte Übertragung von Kundendaten

Auf den Seiten stellt Kiebitzberg® die verschiedenen Produkte vor - jedes Produkt hat so eine eigene Seite mit Informationen, Illustrationen und teilweise Preisinformationen. Die Palette reicht von Booten über verschiedene Handelswaren bis hin zum Küchenstudio. 

Kunden können auf der Seite des PonTOM® Defender direkt eine Anfrage starten. Die Daten werden dabei unmittelbar an das CRM System übergeben.

Auf der Seite zum Produkt kann der Besucher direkt eine Anfrage starten. Es öffnet sich eine Maske mit einer Reihe von Informationen, die gesammelt werden sollen.

Von den Daten selber wird hier gar nicht deutlich mehr abgefragt, als auch mit dem normalen CentralStationCRM Webformular möglich wäre. In erster Linie ist Platz für die Kontaktdaten und einen kurzen Text.

Automatisierung im Vertriebsprozess

Die Magie passiert erst, nachdem der Interessent das Formular abgeschickt hat. Zum einen wird der Interessent direkt als Person mit allen Kontaktdaten und der persönlichen Nachricht im CRM angelegt. Die Person wird direkt mit verschiedenen Tags versehen, damit das Team anschließend besser danach filtern kann. Eines ist zum Beispiel die Produktkategorie, um die es bei der Anfrage geht. Außerdem wird die Person mit dem Tag “Interessent” getaggt.

Doch damit nicht genug - neben der Person wird auch direkt noch ein neues Angebot mit dem Wert des Produktes auf der Webseite und einem Fälligkeitsdatum angelegt. Das Angebot wird ähnlich wie die Person auch verschlagwortet, um später danach filtern zu können. Auch hier spart sich das Team einiges an manueller Arbeit, die ansonsten regelmäßig anfallen würde. So wird außerdem sichergestellt, dass jede Anfrage in der hauseigenen Statistik auftaucht und die Berechnung der Erfolgsquote am Ende stimmt. Durch die automatisierte Schnittstelle können Angebote nicht mehr vergessen werden.

Klare Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche

Je nach Produktkategorie (z.B. Alu- oder Hausboote) soll die Anfrage von unterschiedlichen Bereichen und Kollegen im Team bearbeitet werden. Wenn es sich um Anfragen der Kategorie Aluboote handelt wird also ein anderer Kollege und Nutzer im CRM benachrichtigt und als Ansprechpartner im Angebot eingetragen, als wenn es um eine Anfrage im Küchenstudio geht. Außerdem wird dem verantwortlichen Kunden automatisch eine Aufgabe zur Bearbeitung des Interessenten angelegt.

Fazit

Das in CentralStationCRM integrierte Webformular ist eine tolle Möglichkeit, um innerhalb weniger Minuten und ohne Programmierkenntnisse eine Integration von Webseite und CRM aufzusetzen. Wenn Sie allerdings sehr häufig Interessenten über die eigene Webseite gewinnen und den Prozess dafür automatisieren oder individualisieren möchten, dann bietet die Programmierschnittstelle / API dafür einige Möglichkeiten. Alles hier beschriebene wurde mit Hilfe unserer Programmierschnittstelle realisiert - die Webseite von Kiebitzberg® spricht also bei einer neuen Anfrage direkt mit der Programmierschnittstelle von CentralStationCRM.

Für die Implementierung hat unser Kunde mit einem IT Dienstleister zusammen gearbeitet. Die Firma Black Point Arts Internet Solutions GmbH aus Frankfurt freut sich sicherlich über Anfragen, wenn Sie ebenfalls über eine solche Integration nachdenken. Gerne können Sie sich aber auch bei uns melden, wir stellen dann den Kontakt zu einem fähigen Entwickler her.

Wir möchten uns bei der Firma Kiebitzberg® und insbesondere bei Florian Lewerken für die Einblicke bedanken und hoffen wir konnten Ihnen ein spannendes Praxisbeispiel zur Integration von CRM und Webseite liefern.


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