Das 2020 neu eröffnete Wavelab an der Hochschule für Musik und Theater (HMTM) in München möchte bei Studierenden und Kreativen die Neugier auf Entrepreneurship und Innovation wecken. Das bedeutet, hier werden Kontakte zu anderen Hochschulen und Instituten gepflegt – aber auch zu Unternehmen, Künstlern, Pressevertretern und vielen mehr.
Als Leiterin Jule Schröder im August 2020 die Arbeit am Startup-Center aufnahm, war ihr schnell klar, dass ein modernes Kontaktmanagement benötigt wurde.
Titelbild: Marymarkevich, designed by Freepik
Der Impuls: Weg von Excel, kein großes System
Aus anderen Projekten war sie bereits ausreichend frustriert von ausufernden Excel-Listen, die schlecht gepflegt auf Laufwerken lagen oder in unterschiedlichen Versionen durch die Gegend geschickt wurden. Gleichzeitig hatte sie Erfahrung mit größeren Systemen, die sie für ihren Einsatzzweck als viel zu sperrig, komplex und teuer empfand.
CentralstationCRM passte den Kriterien zufolge gut: intuitiv zu bedienen und vom Funktionsumfang völlig ausreichend für ihre Zwecke. Gleichzeitig war das CRM webbasiert, d.h. nicht an einzelne Computer gebunden. Die Daten ließen sich von jedem internetfähigen Gerät aus aufrufen und bearbeiten. Doch genau damit hatte die Hochschule zunächst ein Problem.
Datenschutzbeauftragter zunächst skeptisch
Was vom Team als ungemein praktisch empfunden wurde, stieß bei den Datenschutzbeauftragten auf Skepsis. „Wenn ich erwähne, dass wir ein Cloud-CRM einsetzen möchten, läuten zunächst einmal die Alarmglocken", erklärt Jule. "Wir sind ja eine staatliche Hochschule, da hat der Datenschutz bei der Einführung neuer Tools eine besonders hohe Priorität. Gleichzeitig liegen immer noch große Excel-Verteiler auf Laufwerken liegen oder werden per E-Mail verschickt.“
Doch die Skepsis konnte behoben werden, da CentralStationCRM in Deutschland gehostet wird und eine DSGVO-taugliche Auftragsdatenverarbeitung gewährleistet ist.
CentralStationCRM wird schnell auch in anderen Teams genutzt
Zunächst nutzten nur die Team-Mitglieder des WaveLab die CRM-Software, inzwischen wird sie abteilungsübergreifend eingesetzt. Denn gerade in der Adressverwaltung gibt es große Überschneidungen. „Kontakte, die für uns als Gründungszentrum interessant sind, sind beispielsweise auch für das Career-Center oder andere Institute relevant. So sparen wir uns eine doppelte Datenpflege und es werden weniger Kontakte übersehen."
In der Arbeit mit dem CRM setzt Jule Schröder neben der Adresspflege und -segmentierung vor allem auf die Dokumentation der Kontakthistorie. Das heißt, dass sämtliche E-Mails zu einem Kontakt hinterlegt werden, genauso wie Gesprächsnotizen zu Telefonaten und Meetings oder Terminen.
Durch diese Transparenz wird schnell klar:
- welcher Kollege zuetzt Kontakt
- wer hat was mit wem besprochen
- welcher Ansprechpartner ist der richtige
Klare Weiterempfehlung für Hochschulen
Auf die Frage, ob sie denkt, dass auch andere Hochschulmitarbeiter mit einer CRM-Software arbeiten sollten, antwortet Jule: „Auf jeden Fall. Solange sich der Adressbestand nur aus internen Kontakten der Hochschule zusammensetzt, lässt sich mit den vorhanden Tools ganz gut arbeiten.
Aber sobald Externe involviert sind, also Unternehmens-, Presse oder Künstlerkontakte, ist eine einfache CRM-Lösung von großem Vorteil. Wir haben an der HMTM fast 800 Konzertveranstaltungen pro Jahr, mit einer guten Systematik und dem richtigen Tool, wird die Verwaltung der Beteiligten viel einfacher. Auch Forschungsbereiche, die Drittmittelakquise betreiben, würden durch den Einsatz einer CRM-Software ganz sicher gewinnen.“
Jule Schröder ist froh, dass sie die Datenschutzbedenken ausräumen konnte und die Software von den Kolleginnen und Kollegen gut angenommen wird. Gerade im Hochschulumfeld sei das keine Selbstverständlichkeit, da man dort meist auf bewährte Strukturen setze.
„Wir sehen uns selbst als Unternehmer*innen mit Gründungsspirit und Offenheit für Innovation. Mein Team konnte ich deshalb schnell von einem digitalen Kontaktmanagement überzeugen, die haben die Vorteile direkt gesehen.“
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