Aufgabe der Woche: Dublettencheck
Mehrere Einträge zu einem Kontakt verhindern, was das CRM verspricht: Die Übersicht aller Daten zu einem Kontakt an einem zentralen Platz. Daher lautet unsere Aufgabe der Woche für dich: Mach einen Dublettencheck bei Personen und Firmen.
So gehst du vor
Wichtig: Beim Zusammenführen von Dubletten gehen Informationen nicht verloren, sie werden nur zusammengeführt. Wenn du also zwei Personen zusammenfasst, dann sind unter der Person im Anschluss alle Daten und Notizen zu finden, die vorher bei beiden Personen waren. Bevor du Dubletten zusammenfasst, solltest du dennoch sicher sein, dass es sich um ein und denselben Kontakt handelt und nicht bloß um einen Namensvetter. Denn die Dublettenentfernung kann nicht rückgängig gemacht werden.
1. Identifiziere Dubletten
Im ersten Schritt geht es darum, Dubletten zu identifizieren. Dafür kannst du die Personen und Firmen einzeln durchgehen und dann über "Person bearbeiten” + “nach Dubletten zu dieser Person finden" im CRM suchen lassen. Deutlich schneller geht es aber mit unserem automatischen Dublettencheck. Den findest du (als Accountinhaber/Admin) in den Accounteinstellungen. Hier kannst du definieren, anhand welcher Kriterien das CRM Dubletten identifiziert. Am sichersten ist eine Kombination aus E-Mail-Adresse und Namen.
2. Dublettenentfernung
Wenn du das erste mal einen Dublettencheck machst, dann empfehlen wir, dass du auf jeden Fall den Vorschau-Modus wählst, der standardmäßig eingestellt ist. Das führt dazu, dass zwar Dubletten automatisch identifiziert, aber nicht direkt zusammengeführt werden. Stattdessen werden alle Dubletten mit einem entsprechenden Tag versehen (“Dublette”). So hast du die Möglichkeit, diese im Anschluss einmal durchzugehen und selbst zu entscheiden, ob es sich tatsächlich um doppelte Einträge von ein und der gleichen Person bzw. Firma handelt.
Weitere Informationen zum Dublettencheck findest du in unserer Online-Hilfe.
