Unser aktuelles Update der individuellen Felder mag sich nur auf einen kleinen Bereich des CRM-Systems beziehen, die Wirkung und die Möglichkeiten dahinter sind jedoch immens.
Bisher gab es in CentralStationCRM im Wesentlichen zwei Mechanismen, um Personen und Firmen zu kategorisieren und filtern:
- Schlagworte (Tags)
- Individuelle Felder (Eingabefelder)
Das bleibt auch weiterhin so, aber die individuellen Felder haben eine entscheidende Änderung mitbekommen:
Individuelle Felder sind ab sofort definierbar, z.B. als Text, Zahl oder Datum.
Warum ist das so wichtig oder wo lag das Problem?
Zum einen drohten die Tags in vielen Accounts einfach aufgrund der schieren Menge unübersichtlich zu werden. Das lag manchmal sicherlich an mangelnder Selbstdisziplin, aber längst nicht immer.
Zum anderen ließ sich mithilfe der individuellen Felder nur sehr eingeschränkt filtern, denn die Daten unterlagen keinerlei Format oder Schema bei der Eingabe.
In der Konsequenz hieß das: Jemand legte ein Feld an namens „Mitarbeiterzahl“. Die User konnten dort nun „über hundert“ oder „>100“ oder „100-500“ eintragen. Rief man das Unternehmen später im CRM-System auf, ließ sich mit der Information zwar arbeiten, ein sinnvolles Filtern war jedoch unmöglich (im Sinne von „zeig mir alle Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern“). Auch ein Export der Daten in Excel brachte nur wenig Hilfe aus den oben genannten Gründen.
Der Informatiker würde sagen: „Shit in, shit out“. Oder auf Deutsch: Wenn die Datenbasis zu Beginn nicht sauber ist, wird die Weiterverarbeitung nicht funktionieren.
Das ist jetzt anders.
Durch das Festlegen des Feldtyps können Sie nicht nur das Eingabeformat beschränken (etwa beim Typ „Zahl“ können keine Buchstaben mehr eingetragen werden, das Feld „Datum“ erlaubt nur ein bestimmtes Datumsformat), sondern Sie können im Anschluss auch präzise filtern.
Abfragen wie: „Zeig mir alle Firmen mit mehr als 100 Mitarbeitern, deren Vertragsverlängerung vor dem 31.12.2020 fällig ist“ sind ab sofort kein Problem mehr. Cool, oder?
Auch die Weiterverarbeitung der Daten in Excel oder anderen Analyseprogrammen ist damit deutlich einfacher geworden.
Welche Feld-Typen gibt es?
- Text: einfacher Freitext wie bisher)
- Vordefinierter Wert: Sie definieren die Auswahloptionen, z.B. 15 verschiedene Branchen
- Zahl: etwa für Kundennummern, zu filtern nach kleiner, größer, enthält oder exakt
- Datum: z.B. für Vertragsdaten, zu filtern nach vor, nach oder exakt an dem Datum
- URL/ Webadresse: z.B. für Links zu Online-Tools wie Dropbox, einer Buchhaltung o.ä.
Und was haben die Tags damit zu tun?
Nun, deren Anzahl können Sie hoffentlich reduzieren. Denn nehmen wir als Beispiel die Kategorie „Branche“. Es bedurfte schon viel Selbstdisziplin, um diese als individuelles Feld zu pflegen. Während der eine User einen Spritzenhersteller vielleicht als „Medizintechnik“ verbuchte, schrieb seine Kollegin vielleicht „Pharmazie“. Aber alle Branchen als Firmen-Tag anzulegen, wurde wiederum auch schnell unübersichtlich.
Ab sofort legen Sie einfach auf Firmenebene ein Dropdown der Kategorie „Vordefinierter Wert“ an, hinterlegen dort alle für Sie relevanten Branchen plus vielleicht ein „sonstige Branche“. Damit lassen sich Ihre Firmen in Zukunft mit zwei Klicks filtern und gleichzeitig können Sie die dazugehörigen Tags rausschmeißen. Das ist doch was.
Wir arbeiten aber jetzt schon seit Jahren mit den Feldern, bekommen wir die übertragen?
Ja, bekommen Sie, wenn auch nicht ganz ohne Arbeit. In diesem Video sehen Sie, wie Sie die Migration der Daten im CRM-System vornehmen können. Bei großen Datenmengen würden wir empfehlen, das „Glattziehen“ der Daten über einen Excel-Re-Import vorzunehmen.
Ein Update-Import ist jedoch ein bisschen mit Vorsicht zu genießen (da Sie eben massenhaft überschreiben oder löschen), deswegen zur Sicherheit immer eine Export-Datei als Backup behalten. Damit können Sie im Zweifelsfall den Originalzustand wieder herstellen.
Wo kann ich die neuen individuellen Felder definieren?
Definieren kann die individuellen Felder der Inhaber (oder Co-Admin) in den Accounteinstellungen unter „individuelle Felder“. Alle Details finden Sie dazu hier in unserer Hilfe.
Wir hoffen, die neuen individuellen Felder gefallen Ihnen ähnlich gut wie uns und sie machen Ihre Datenpflege einfacher und effizienter. Wir sind gespannt auf Ihr Feedback!
In dem Zusammenhang vielleicht auch interessant: Kennen Sie eigentlich unseren erweiterten Tag-Filter, um Tags frei zu kombinieren, etwa mit "und", "oder" oder "nicht"