Weihnachtsgrüße geschäftlich stressfrei versenden

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Weihnachtsgrüße geschäftlich stressfrei versenden

Geschäftliche Weihnachtsgrüße zu verschicken, ist eine Tradition, die meist wenig positive Assoziationen beim Absender hervorruft. Das wollen wir ändern und Ihnen zeigen, wie Sie stressfrei Weihnachtsgrüße versenden und dabei Ihre geschäftlichen Ziele nicht aus dem Blick verlieren. 

Keine zwei Monate mehr bis Weihnachten! Das allein löst bei dem ein oder anderen vermutlich beklemmende Gefühle aus. Wer aber innerhalb seines Unternehmens verantwortlich ist für den jährlichen Versand von Weihnachtskarten an Kunden und Partner, dem steht der Horror nun buchstäblich ins Gesicht geschrieben.

Nicht einmal große Konzerne schaffen es, einen vernünftigen Adressverteiler zu pflegen.

Kaum eine Aufgabe in deutschen Unternehmen ist so unbeliebt wie das Versenden von Weihnachtskarten. Und ich kann aus eigener Erfahrung sagen, dass dies nicht ohne Grund der Fall ist. Geradezu absurde Situationen spielen sich in der Vorweihnachtszeit ab - beispielsweise Konferenztische voller Karten und eine Horde Mitarbeiter drumherum, die Karte für Karte ihre - mit der Zeit immer unleserlichere - Unterschrift darunter setzen. Von der Erkenntnis, dass nicht einmal große Konzerne mit professionellem Außenauftritt es schaffen, einen vernünftigen Adressverteiler zu pflegen, wollen wir da gar nicht erst anfangen.

Kein Wunder, dass sich manch einer die Frage stellt:

Macht es überhaupt Sinn, Weihnachtskarten zu verschicken?

Die Antwort auf diese Frage lautet “ja” beziehungsweise “ja, aber”. Denn einfach irgendeine Karte an all die Menschen zu verschicken, von denen mehr oder weniger zufällig eine Adresse vorliegt, ergibt definitiv keinen Sinn. Hingegen ganz bewusst Weihnachtsgrüße als Mittel der Kundenbindung, Netzwerk-Pflege oder zur Akquise einzusetzen, ist absolut empfehlenswert.

Wie sorge ich dafür, dass meine geschäftlichen Weihnachtsgrüße nicht zum Selbstzweck werden?

Weihnachtskarten sollten nicht zum Selbstzweck verschickt werden.

Um zu vermeiden, dass Weihnachtskarten zum Selbstzweck verschickt werden, also einfach bloß, weil “man das so macht” oder weil “man das schon immer so gemacht hat”, stellen Sie sich vorab eine simple Frage. Nämlich: Warum möchten Sie Weihnachtskarten verschicken bzw. was wollen Sie mit Ihren Weihnachtsgrüßen bewirken?

Die Antworten können ganz unterschiedlich ausfallen:

  • Sie möchten sich bei Ihren Kunden in Erinnerung rufen.
  • Sie wollen ausdrücken, dass Ihre Kunden Ihnen am Herzen liegen.
  • Sie möchten vermitteln, dass Sie professionell auftreten und seriös sind.
  • Sie wollen Ihren Kunden einen Rabatt zu Weihnachten gewähren.
  • Sie wollen Akquise betreiben.
  • Sie möchten verlorene Kunden zurückgewinnen. 

Wer sich die Frage ernsthaft stellt, der wird darauf vermutlich nicht nur eine Antwort haben, sondern mehrere. Schließlich haben Sie unterschiedliche Kunden, Dienstleister und Partner. Und während Sie sich bei einem Ihrer Netzwerk-Kontakte mit einer Weihnachtskarte ganz einfach in Erinnerung rufen möchten, geht es bei anderen Kunden möglicherweise darum, sie als Wiederkäufer zu akquirieren.

Im zweiten Schritt heißt es nun, dass Sie entsprechend Ihren Erkenntnissen auch handeln. Bei allen Aspekten, die mit den Weihnachtsgrüßen zu tun haben, sollten Sie also überlegen, ob sie dabei helfen, Ihr Ziel zu erreichen. Klingt zu abstrakt? Dann machen wir es konkret anhand eines Beispiels:

Beispiel: So verschickt ein Vertriebstrainer geschäftliche Weihnachtsgrüße

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten als Vertriebstrainer und wollen mit Ihren geschäftlichen Weihnachtsgrüßen eine Workshop-Reihe promoten, die im Januar und Februar stattfindet.

Design: 
Statt mit einem gewöhnlichen Weihnachtsmotiv sprechen Sie Ihre Zielgruppe mit einem motivierenden oder lustigen Spruch auf einer Karte in weihnachtlichem Design sicherlich stärker an. Das ganze in Form einer Postkarte, die man sich gern an den Kühlschrank oder die Pinnwand hängt, lässt Sie dauerhaft in den Köpfen Ihrer Kontakte präsent sein.
 
Ansprache: 
Der Erfolg eines Vertriebstrainings steht und fällt mit der Person des Trainers. Sie müssen also ganz persönlich überzeugen und sollten Ihre Weihnachtskarten daher auch möglichst persönlich gestalten. Nutzen Sie unbedingt eine personalisierte Anrede, damit sich der Empfänger persönlich angesprochen fühlt.

Inhalt:
Wenn Sie Ihre Weihnachtsgrüße geschäftlich mit Ihrem eigentlichen Anliegen verknüpfen möchten - dem Promoten Ihres Vertriebstrainings - dann sollte sich das auch im Inhalt Ihres Textes widerspiegeln. Das kann beispielsweise so aussehen:

Liebe Frau Schneider,
führt die stressige Adventszeit dazu, dass Sie nur bis zum Weihnachtsbraten, aber keinen Schritt weiter denken? Mit meinem Adventsrabatt für ein Vertriebstraining Anfang 2019 möchte ich das ändern und Ihnen jetzt schon dazu verhelfen, im neuen Jahr vertrieblich richtig durchzustarten! So lässt sich der Weihnachtsbraten noch besser genießen! In diesem Sinne schöne Feiertage und alles Gute für 2019!
Ihr Rolf Müller
PS: Infos unter: www….de

Zeitpunkt: 
Üblicherweise werden Weihnachtskarten kurz vor Heiligabend verschickt. Doch wenn Sie als Vertriebstrainer darauf aus sind, dass die Empfänger noch vor Weihnachten einen Workshop bei Ihnen buchen, dann ist das der falsche Zeitpunkt. Schicken Sie die Weihnachtsgrüße stattdessen zu Beginn der Adventszeit.

Empfänger:
Schicken Sie die Weihnachtsgrüße nur an die Kontakte, zu denen Ihr Vertriebsworkshop passt und die ihn in der Vergangenheit noch nicht gebucht haben. Das soll nicht heißen, dass alle anderen Kontakte keine Weihnachtskarte bekommen sollen - aber eben eine andere.

Wie sorge ich dafür, dass meine Weihnachtskarten nicht untergehen?


Im Briefkasten herrscht heute teilweise gähnende Leere, wenn man von Rechnungen und ungewollter Werbung einmal absieht. In der Vorweihnachtszeit aber sieht das anders aus, da flattern diverse Weihnachtskarten in den Briefkasten. Wie also schafft man es, dass die eigenen Weihnachtsgrüße unter all den anderen nicht untergehen? Dafür haben wir einige Tipps zusammengestellt.

Vernachlässigen Sie Ihr Corporate Design

Seien Sie mutig bei der Motivwahl!

Ja, auch wir legen Wert auf unser Corporate Design, aber es ist gar nicht so schlecht, es hin und wieder zu vernachlässigen. Denn auch wenn Ihnen Ihr Logo unglaublich gut gefällt, dann werden Sie damit kaum einen Ihrer Kunden vom Hocker reißen. Eine offensichtliche Werbekarte hängt sich niemand auf, eine Postkarte mit schönem Motiv oder einem guten Spruch hingegen schon. Und noch ein Tipp: Versuchen Sie kein Motiv zu finden, dass jedem gefällt, denn das führt im Zweifel nur dazu, dass es niemanden überzeugt. Seien Sie bei der Motivwahl also ruhig etwas mutiger: Selbst wenn Sie damit vom ein oder anderen so gar nicht den Geschmack treffen, werden Sie andere dafür umso mehr überzeugen.

Wählen Sie ein ungewöhnliches Format

Mit der Postkarte landen Sie am Kühlschrank!

Die klassische Weihnachtskarte ist eine Klappkarte, häufig im Format DIN lang, die im Umschlag verschickt wird. Was aber passiert mit diesen Karten, wenn Sie einmal gelesen wurde? In der Regel landen Sie im Müll. In manchen Fällen werden sie zusammen mit den anderen Weihnachtskarten auf einem Beistelltisch ausgestellt. Spätestens im neuen Jahr landen aber auch sie im Mülleimer. Alternativ können Sie eine Postkarte verschicken. Die fällt im Briefkasten zwischen den anderen weißen Umschlägen direkt auf und findet den Weg an den ein oder anderen Kühlschrank oder die Pinnwand. 

Schreiben Sie möglichst persönlich

Denken Sie beim Formulieren an einen guten Bekannten.

Versuchen Sie möglichst wenig förmlich zu schreiben, sondern lieber persönlich. “Wir wünschen Ihnen besinnliche Weihnachtstage und ein erfolgreiches neues Jahr” klingt ganz anders, als beispielsweise: “Genießen Sie die Feiertage und lassen Sie es sich gut gehen. Nach einem rauschenden oder gemütlichen Silvester ganz nach Ihrem Geschmack wünschen wir Ihnen einen tollen Start ins neue Jahr.” Als Formulierungstipp empfehlen wir, beim Schreiben eher einen Freund oder guten Bekannten im Kopf zu haben, dann wird der Text automatisch persönlicher und herzlicher. Nie verzichten sollten Sie auf eine personalisierte Anrede!

Wie schaffe ich es, dass die Mailing-Aktion nicht zum Albtraum wird?


Keine Sorge, uns ist vollkommen klar, dass der Versand von Weihnachtsgrüßen einfach noch on top zu Ihren eigentlichen Aufgabe hinzu kommt und Sie nicht mehrere Wochen mit dem Thema beschäftigt sein wollen und können. Daher haben wir zum Abschluss noch ein paar Tipps, wie Sie schnell und pragmatisch, aber trotzdem überzeugende Weihnachtsgrüße geschäftlich verschicken.

Pflegen Sie regelmäßig Ihren Verteiler

Die Pflege von Kundendaten sollte das ganze Jahr über höchste Priorität haben.

Dass der Versand von geschäftlichen Weihnachtsgrüßen zum Desaster wird, liegt häufig daran, dass mit der Pflege des Adressverteilers erst Mitte Dezember begonnen wird. Hier ist Umdenken gefragt, denn die Pflege von Kontaktdaten gehört in den täglichen Arbeitsablauf und nicht in die Vorweihnachtszeit, in der es ohnehin genügend anderes zu tun gibt. Egal ob Sie selbstständig sind, in einem kleinen Unternehmen oder im Konzern arbeiten: Die Pflege von Kunden- und sonstigen Kontaktdaten ist unglaublich wichtig und sollte niemals vernachlässigt werden. Hier geht es um viel mehr, als um Weihnachtskarten. Es geht darum, dass Sie jederzeit in der Lage sind, mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten und Kundengruppen zu segmentieren, um sie mit wertvollen und passenden Inhalten ansprechen zu können. Nutzen Sie unbedingt ein digitales Tool zur Kundenverwaltung, eine so genannte CRM-Software, die dazu führt, dass alle Kontakte an einem zentralen Ort verwaltet werden und nicht in der Vorweihnachtszeit aus Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern und Visitenkarten zusammengesucht werden müssen.

Überschätzen Sie nicht Ihre persönliche Handschrift

Die wenigsten Handschriften sind wirklich schön.

Manch einer denkt, wenn schon Post, dann bitte auch mit der Hand oder zumindest mit der persönlichen Unterschrift. Aber warum eigentlich? Ihre Kunden kennen Ihre Handschrift ohnehin nicht und - seien wir ehrlich - viele Handschriften sind nicht wirklich “schön” und häufig auch unleserlich. Gerade wenn mehrere Kollegen auf einer Karte unterschreiben, bedeutet das eigentlich nur, dass der Empfänger gar nicht weiß, wer da unterschrieben hat. 
Eine gedruckte Schrift muss keine schlechte Alternative sein, heute gibt es viele digitale Schriftarten, die echten Handschriften sehr nahe kommen. Und auch wenn Sie eine “normale” Schrift und keine digitale Handschrift bevorzugen, gibt es deutlich schönere Schriften, als die Standards Arial und Times New Roman.

Lassen Sie sich von digitalen Tools unterstützen

Mit digitalen Tools wird der Versand von Weihnachtskarten zum Kinderspiel.

Mittlerweile gibt es digitale Tools, die den Versand von Weihnachtsgrüßen geschäftlich zum Kinderspiel machen. Über die Online-Plattform EchtPost können Sie Ihre Weihnachtsgrüße ganz einfach online schreiben, sie landen trotzdem als echte Postkarte im Briefkasten. Unabhängig davon, ob Sie einzelne Weihnachtskarten oder ein Weihnachtskarten Mailing an viele Empfänger gleichzeitig verschicken möchten, bleibt der Aufwand übersichtlich: Einfach Adressdaten hochladen, Weihnachtsgrüße tippen und fertig: EchtPost fügt automatisch eine personalisierte Anrede hinzu, druckt die Weihnachtskarten, frankiert sie mit einer echten Briefmarke und verschickt sie per Post.

Legen Sie frühzeitig das Timing fest

Am letzten Arbeitstag vor dem Weihnachtsurlaub oder am ersten Arbeitstag im neuen Jahr haben Sie noch sehr gut im Kopf, wie lange der Versand der Weihnachtskarten gedauert hat und was im nächsten Jahr besser laufen kann. Nutzen Sie die frischen Eindrücke und legen schon jetzt fest, wann die nächsten Weihnachtsgrüße verschickt werden sollen und wie viel Zeit sie dafür benötigen. Berücksichtigen Sie dabei mögliche Lieferzeiten von Druckereien und auch verlängerte Zustellzeiten der Deutschen Post in der Vorweihnachtszeit.

Definieren Sie klar Verantwortlichkeiten 

In größeren Unternehmen sollten ganz klar Verantwortlichkeiten für den Versand der Weihnachtsgrüße definiert werden. Das muss nicht immer eine Person fürs gesamte Unternehmen sein, es kann auch festgelegt werden, dass jede Abteilung oder sogar jeder Mitarbeiter Weihnachtsgrüße verschickt. Damit niemand vergessen wird und nicht manch einer mehrere Karten erhält, können im CRM Kundengruppen segmentiert und Schlagworte vergeben werden, die transparent aufzeigen, wer eine Weihnachtskarte von wem erhält. 


Also: Lassen Sie sich nicht stressen und verschicken Sie Weihnachtsgrüße geschäftlich dieses Jahr ganz entspannt! Falls es ein bisschen mehr als nur eine Weihnachtskarte sein soll, lassen Sie sich von unseren Ideen für Kundengeschenke zu Weihnachten inspirieren!

In diesem Sinne, eine schöne und vor allem stressfreie Adventszeit!

von Anne Buch über Kommunikation und Kunden

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