Vor so gut wie jedem Gespräch ruft man sich die wichtigsten Informationen oder den aktuellsten Stand noch einmal in Erinnerung, zum Beispiel, indem man die letzte E-Mail im Mail Programm sucht oder im Kalender nach dem letzten gemeinsamen Termin sucht. Vielleicht gibt es auch noch ein relevantes Dokument, welches auf einem Netzlaufwerk oder schlimmer noch - bei einem Kollegen auf dem Rechner liegt. Auch dieses Dokument muss man erst einmal suchen.
Verteilte Informationen im Alltag: Ein Produktivitätskiller
Es ist sicher noch keine mathematisch genaue Gleichung, aber je mehr Informationen es gibt und je verteilter diese Informationen aufbewahrt werden (Excel, Outlook, Handy, Dateisystem, Cloud und und und), desto größer ist der Aufwand bei der Suche nach Informationen.
So werden täglich Minuten, wenn nicht Stunden mit der Suche nach der richtigen Information verschwendet - alles Zeit, die auch sinnvoll für die Akquise oder Kontaktpflege genutzt werden könnte. Besonders schlecht für die Produktivität eines Unternehmens ist es, wenn bei der Suche nach Informationen auch direkt noch Kollegen mit einbezogen werden - frei nach dem Motto: Wo ist noch einmal die Präsentation für Herrn Müller? Wann waren wir noch einmal zur Präsentation dort?
So werden mehrere Kollegen in ihrer Arbeit unterbrochen und müssen sich anschließend erst einmal wieder einfinden.
Und das ist noch der positive Fall, in dem Sie über eine Information Bescheid wissen und diese suchen können. Was ist mit den Informationen, über die Sie gar nichts wissen? Das Telefongespräch Ihres Kollegen vergangene Woche, der erfolglose Anrufversuch des Kunden während Sie in der Mittagspause waren oder das bereits vorbereitete Angebot auf dem Laufwerk. All diese Informationen gehen ohne strukturierte Informationsverarbeitung - zum Beispiel mit einem CRM System - zu großen Teilen an einem vorüber und sie werden auch nicht sichtbar, wenn man sie benötigen würde.
Informationen finden anstatt nur danach zu suchen
Gerade in Unternehmen sollte das Finden von Informationen eine sehr hohe Priorität genießen, um Produktivität einerseits aber auch Frustration bei den Mitarbeitern andererseits möglichst niedrig zu halten. Niemand sucht gerne nach Informationen oder beschafft sich diese auf einem komplizierten Weg. Und auch wenn Kollegen oder Mitarbeiter eine komplizierte Informationssuche akzeptieren (müssen), so führt dies über kurz oder lang zur Demotivation. Ein Handwerker wäre auch nicht glücklich, wenn der Chef regelmäßig an vernünftigem Werkzeug spart und der Alltag dadurch erschwert und verlangsamt wird.
Es gibt Studien, die diese Zeitverschwendung untersucht haben und zu nicht unerheblichem Zeitaufwand kommen - eine Quelle berichtet zum Beispiel von über 60 Minuten Zeitaufwand für die Informationssuche pro Tag. Je nach Stundenzahl pro Woche sind das gerne einmal 15 % der gesamten Arbeitszeit.
Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten also sowohl große, als auch insbesondere kleine Unternehmen Wert darauf legen, dass Informationen möglichst an einer zentralen Stelle gespeichert und aufbereitet werden. In kleinen Unternehmen kann dies schon ein CRM System als zentrale Informationsplattform für Kontakt- und Kundendaten, Angebote sowie Projekte sein.
Wenn Sie mehr über das Thema CRM lesen möchten, schauen Sie doch einmal in unserem CRM Ratgeber vorbei. Dieser Artikel gehört zur Serie Mit CRM wäre das nicht passiert. Andere Artikel dieser Serie:
