Grundlagen für die Öffentlichkeitsarbeit

Der Begriff Pressemappe kommt aus der Zeit, als Presseinformationen Journalisten noch in gedruckter Form in einer Mappe überreicht wurden. Auch wenn dies heute in der Regel nicht mehr der Fall ist, sind die Inhalte der Basis-Pressemappe weiterhin wichtig.

Eine Basis-Pressemappe stellt das Unternehmen vor: Sie gibt einen Überblick über seine Produkte oder Dienstleistungen und informiert über die wichtigsten Stationen der Unternehmensgeschichte.

Texterin und PR-Expertin Nora Kraft schreibt seit mehr als 15 Jahren professionelle Texte für Redaktionen und Unternehmen und weiß, worauf es ankommt:

“Eine Basis-Pressemappe stellt das Unternehmen vor: Sie gibt einen Überblick über seine Produkte oder Dienstleistungen und informiert über die wichtigsten Stationen der Unternehmensgeschichte. Besonders interessant und lesenswert werden diese Texte, wenn sie eine anschauliche Geschichte erzählen und einen Blick hinter die Kulissen gewähren. Das kann zum Beispiel eine Anekdote aus der Gründungszeit sein oder eine persönliche Erfahrung des Unternehmers. Dabei sollte vor allem der USP („Unique Selling Proposition“), also das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens, deutlich werden”, so Nora Kraft.

Factsheet zu deinem Unternehmen

Ergänzend dazu empfehlen wir die Erstellung eines Factsheets, das die wichtigsten Fakten zu deinem Unternehmen auf einer Seite kurz und knapp darstellt, ggf. auch in Stichpunkten. Neben den bereits erwähnten Produkten und Dienstleistungen sowie dem USP, sind auch die Zielgruppe und Informationen zum Unternehmen relevant. Liefere an dieser Stelle Fakten - gerne auch in Form konkreter Zahlen - darüber freuen sich Journalisten in der Regel sehr.

Mögliche Inhalte für das Factsheet:

Name des Unternehmens
Unternehmensform
Unternehmensgründung
wichtige Personen (Gründer, Geschäftsführer)
Größe des Unternehmens (Mitarbeiter)
Umsatz
Unternehmensziele
Produkte/Dienstleistungen
USP
Zielgruppe
Anzahl verkaufter Produkte

Der Pressebereich auf deiner Website

Wenn ein Journalist auf dein Unternehmen aufmerksam wird, dann ist seine erste Anlaufstelle mit großer Wahrscheinlichkeit deine Website. Daher solltest du ihn dort möglichst gut “abholen”, am Besten in einem speziellen Pressebereich. Dies gilt unabhängig davon, ob du aktiv und regelmäßig Öffentlichkeitsarbeit betreibst, oder nicht.

“Im Pressebereich der Website stehen diese Basis-Informationen dann zum Download bereit”, erläutert Texterin Nora Kraft. “Dazu gehören auch das Logo und druckfähige Fotos, die dem Unternehmen ein Gesicht geben, soweit sie vorhanden sind: aussagekräftige Bilder der Produkte oder Dienstleistung, vielleicht auch des Gebäudes oder der Räumlichkeiten sowie des Geschäftsführers oder der Inhaberin.”

Mit der Erstellung des Pressebereichs und den Inhalten der Basis-Pressemappe bist du auf Anfragen oder Rückfragen von Journalisten in der Regel sehr gut vorbereitet. Lege daher zu Beginn viel Wert auf die Erstellung professioneller Basis-Informationen. Worauf du dabei achten solltest, haben wir Texterin Nora Kraft gefragt.

Worauf sollte man beim Schreiben der Basis-Pressetexte achten?

Wichtig ist, dass der Sprachstil zum Unternehmen passt und die Zielgruppe anspricht. Ein Smoothie-Produzent wird sich anders präsentieren als ein Software-Unternehmen. Unabhängig vom Thema sollten die Texte immer anschaulich sein und Inhalte auf den Punkt bringen. Zu den wichtigsten Regeln zählen: kurze Sätze, aktive statt passive Formulierungen („wir produzieren“ statt „es wird produziert“), Verben statt Substantivierungen („wir bieten“ statt „unser Angebot umfasst“).

Wie wichtig ist die Qualität von Pressetexten?

Wenn Unternehmen Pressetexte veröffentlichen, ist es natürlich sehr wichtig, dass diese professionell geschrieben sind. Sie sollten alle Kriterien erfüllen, die Journalisten erwarten. Alles andere würde dem Image des Unternehmens schaden.

Kann man solche Texte selber schreiben oder sollte man sie besser von einem Profi schreiben lassen?

Das kommt ganz darauf an, wie erfahren oder lernwillig derjenige ist, der die Texte schreiben soll. Nicht jedes Unternehmen hat eine professionelle Pressestelle oder kann es sich leisten, einen Profi zu beauftragen. In diesen Fällen kann Text-Coaching die richtige Wahl sein. Denn prinzipiell kann es jeder lernen, gute Pressetexte zu verfassen - die Regeln sollte er allerdings kennen.

Weitere Inhalte für den Pressebereich der Website

Neben den Basis-Pressetexten und Bildern sollten im Pressebereich deiner Webseite folgende Inhalte nicht fehlen:

Veröffentliche alle versendeten Pressemitteilungen
Gib Journalisten die Möglichkeit, sich für deinen Presseverteiler zu registrieren.
Wann bist du mit deinem Unternehmen wo vertreten? Liefere Informationen zu Messen und Events.
Ganz wichtig: Platziere an prominenter Stelle den Pressesprecher mit all seinen Kontaktdaten, damit Journalisten gar nicht lange suchen müssen, falls sie Rückfragen haben

Achte darauf, dass alle deine Pressetexte möglichst faktenlastig sind. Unerfahrene Unternehmen neigen häufig dazu, eher werblich als informativ zu schreiben - und verfehlen damit ihre Zielgruppe: die Journalisten. Mit sachlichen Texten erhöhst du die Chance, dass diese von Journalisten aufgegriffen werden!

Unser Tipp:

Gerade kleine Unternehmen verwechseln häufig den Pressebereich einer Website mit den sogenannten Pressestimmen, also der Veröffentlichung von Berichterstattung, in der das Unternehmen bereits erwähnt wurde. Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Dinge, die nicht verwechselt werden sollten. Unter “Presse” sollten sich auf deiner Website Informationen für Journalisten zu deinem Unternehmen finden. Darüber hinaus kannst du gerne einen zusätzlichen Bereich integrieren, in dem du Pressestimmen veröffentlichst. Wer aber unter “Presse” veröffentlichte Beiträge publiziert, macht auf Journalisten einen unprofessionellen Eindruck.

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